Workflow: Saiba o que é e comece a aplicar na sua empresa
A partir de hoje a sua empresa nunca mais terá problemas de produtividade! E não, não estou prometendo nenhuma mágica ou dicas completamente fora da realidade das pequenas e médias empresas brasileiras.
Organizar e controlar os processos não precisa ser tão difícil. Neste conteúdo você vai entender que tudo o que você precisa é planejamento.
Planejar, executar, supervisionar e repetir. Esse fluxo básico de trabalho é conhecido no mercado como “workflow” e é capaz de te livrar de todas as pendências.
Nunca ouviu falar de workflow? Não se preocupe, eu vou lhe explicar do zero e apresentar exemplos para você conseguir aplicar no dia a dia da sua empresa.
O que é workflow?
Workflow é um termo técnico utilizado para se referir a maneira que alguém ou uma equipe realiza o trabalho. Para criar um padrão e ilustrar o processo, podem ser usadas uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em listas de verificação, mapas mentais ou em diagramas.
Resumidamente, o workflow serve para criar um trabalho fluido e você pode executar um workflow completo sozinho, mas também pode aplicá-lo dentro de uma empresa, criando estágios entre cada equipe.
O workflow não é uma tarefa e também não é um projeto. O workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em sequência uma da outra. É uma ferramenta que você utiliza regularmente, no dia a dia.
Pode parecer simplório, mas os resultados para a sua empresa são muito benéficos, como por exemplo:
- Redução de custos e diminuição de desperdícios;
- Aumento da eficiência e eficácia dos processos;
- Maior transparência no uso e processamento de informações;
- Aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe.
Como funciona o workflow?
Para entender melhor como funciona o workflow, vamos imaginar um processo de trabalho de recrutamento e seleção feito pelo rh de uma empresa.
De forma bem resumida, é preciso abrir a vaga, descrever a vaga, anunciar a vaga, analisar os candidatos, peneirar os candidatos, fazer entrevistas e então definir o candidato vencedor da vaga.
Percebeu que existem etapas? E que a próxima etapa só pode ser iniciada quando a anterior for concluída?
Ao criar um workflow para a área, será definido um responsável para cada etapa, será feita uma previsão de quanto tempo será necessário para cumprir cada etapa e será feito um monitoramento constante para saber em que pé está o processo.
É claro que este exemplo é simplificado, nos negócios, os workflows são mais complicados e podem envolver várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos.
É por isso que o uso de tecnologia pode ser crucial para o desenvolvimento de um workflow de excelência, principalmente se sua empresa também tem parte ou toda a equipe trabalhando em home office.
Alguns softwares que facilitam a criação de um workflow são: Trello, runrun.it, Pontotel e bitrix. Você pode também tentar criar um a partir dos aplicativos gratuitos do Google. Esses softwares possibilitam criar quadros com as etapas e seus responsáveis, além de possibilitar o monitoramento real do andamento do processo.
Junto a isso, planejar e controlar as atividades trazem uma visão ampla do que realmente está acontecendo na empresa. Assim, a equipe de trabalho fica mais conectada e atualizada a respeito dos processos a se executar.
Exemplos de workflow
Para que você entenda melhor alguma coisa, neste caso o workflow, exemplos sempre ajudam, não é mesmo? Existem vários tipos de workflow, mas em geral nós podemos dividir a partir do objetivo central do processo. vamos aos exemplos:
- AD HOC: workflow com processo manual feito de forma simples, cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.
- Workflow administrativo: envolve processos mais burocráticos, o objetivo é possibilitar a organização das informações.
- Workflow de produtividade: como o próprio nome já diz, tem por objetivo aumentar a produtividade da equipe de produção. Eles tendem a ser mais repetitivos e mais complexos.
- Workflow colaborativo: criado para que vários departamentos possam estar envolvidos no trabalho ao mesmo tempo. Costuma ser mais independente e por isso não oferece tanta agilidade.
- Workflow transacional: são processos de trabalho cujas tarefas são efetivadas de maneira conjunta, porém, em unidades diferentes, a fim de garantir uma maior confiabilidade e aplicação feita de forma exata.
Existem algumas metodologias que auxiliam na criação de workflows, como por exemplo o Ciclo PDCA (planejar, fazer, checar, agir), o Diagrama de Ishikawa e a Análise de Pareto.
Como montar um workflow?
Para criar e montar um workflow para a sua empresa, você precisa começar fazendo um inventário dos recursos disponíveis. Isso porque eles serão necessários para montar o quadro de workflow e para otimizar ao máximo o processo.
Que recursos são esses? O tempo disponível, a quantidade de profissionais na equipe, os conhecimentos dos profissionais (em termos da graduação de cada colaborador), materiais que podem se utilizar, softwares e programas nos computadores, capital e investimentos necessários.
Depois disso, observe o trabalho. Quantas etapas são necessárias para chegar ao resultado? Liste todos os passos do processo produtivo, colocando-os em ordem cronológica. Verifique quanto de cada recurso é investido em cada prática (as informações do inventário serão preciosas agora). Verifique também quais são as tarefas que dependem uma da outra.
O próximo passo é criar um mapa para orientar os procedimentos. Com as informações coletadas nos passos anteriores, você terá uma base para esquematizar todas as etapas do trabalho, conectando processos interdependentes e atribuindo responsabilidades para cada um na equipe.
Ao fazer isso, envolva a sua equipe. Permita que eles acrescentem ao novo fluxo de trabalho e deem dicas para otimizar o processo.
Por fim, depois de colocar em prática, avalie os resultados. É importantíssimo supervisionar todos os processos e avaliar se o workflow está funcionando corretamente. Caso não esteja, repense as etapas.
Mas atenção: evite a repetição de processos e seja cuidadosa(o) ao desenvolver o fluxograma. Quanto mais simples o workflow for, mais resultados positivos você verá!
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Quer saber mais sobre o que é workflow, como funciona, como criar, montar e aplicar na sua vida e ainda mais exemplos? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em ajudar.
Tudy Vieira
https://www.tudyvieira.com.br/
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