Rateio de Despesas ou Custos: Como é feito na sua empresa?
Com certeza deve agradar a alguns e desagradar a outros, o que é até compreensível como exploro a seguir.
Em primeiro lugar acho importante conceituar o que é um rateio. O rateio é uma divisão, ou distribuição, de um custo ou despesa em mais de uma área ou produto pela impossibilidade de determinar quanto daquele recurso foi consumido por cada uma das áreas ou produto.
Mesmo que tecnicamente seja possível apurar o consumo do recurso por cada produto ou área, muitas vezes é inviável. É uma das situações em que o “custo do controle é maior do que o que está sendo controlado”.
Vamos imaginar uma fábrica e seus maquinários onde se produz mais de um produto. Para apurar o consumo de energia consumido por cada uma das máquinas na produção dos diferentes produtos, muito provavelmente será necessário instalar medidores de energia individuais, criar controles de acompanhamento, ou seja, investimento e aumento da complexidade da operação.
Para evitar essa complexidade utiliza-se o rateio. Mesmo não sendo precisa, é uma técnica eficiente por não criar distorções significativas e eficaz pela facilidade e agilidade na sua aplicação.
Do ponto de vista da despesa, o rateio serve por exemplo para informar às áreas da empresa do quanto sua estrutura impacta na despesa total, dando aos seus gestores subsídios na hora de decidirem pelo aumento da equipe, trabalho remoto x trabalho presencial, entre outras.
Existem alguns critérios clássicos de rateio (quantidade de pessoas, área ocupada, horas trabalhadas, etc.); o importante é que sejam critérios claros e objetivos para facilitar o entendimento, acompanhamento e aceitação por todas as equipes. Vale reforçar que não precisa ser um único critério para todas as despesas.
Apenas para ilustrar dois casos de rateio e seus resultados:
1. Um caso de sucesso
O aluguel do prédio, segurança, portaria, limpeza, energia, água, IPTU e tudo mais pago pela Exemplo Ltda.[1], passava por um rateio pelos seus departamentos e unidades de negócio com base na área ocupada.
Mensalmente lançava-se no resultado de cada departamento e unidade de negócio um valor a título de aluguel e condomínio. Quanto maior a área ocupada, maior o valor cobrado.
Como era um critério claro e transparente, os gestores para reduzirem as despesas passaram a liberar espaços mal utilizados como armários e salas de reunião. Quanto mais área liberavam, menor o valor do aluguel e condomínio “pago” para a direção.
Foi um movimento lento e gradual! Em 3 ou 4 anos alguns andares estavam vazios e puderam ser, de fato, desocupados e devolvidos para o proprietário. O que no início era uma economia gerencial das áreas, se tornou uma economia real para a empresa.
2. Um caso a evitar
Este caso, um amigo me contou e não tenho como dizer se é ficção ou é real, mas vale pela linha de raciocínio. Segundo o meu amigo o dono de um bar que ele costuma frequentar contou o porquê desistiu de incluir mais um tipo de destilado no cardápio de bebidas.
O dono desse bar disse que numa primeira análise lucraria muito com a venda em doses de um destilado, mas ao ratear as despesas (aluguel, energia, água, salários, encargos sociais, pró-labore entre tantas outras despesas), se deu conta que teria prejuízo.
A linha de raciocínio do dono desse bar é que ele precisava ratear todas as despesas, e não apenas considerar o custo do destilado. Ao fazer isso o valor da dose ficou acima do que seria aceitável pelo cliente pagar e, vender por um valor menor, lhe traria prejuízo.
O que esse empresário não considerou foi que este novo destilado poderia atrair novos clientes e com isso aumentar as vendas e que não tê-lo, não mudaria em nada a sua estrutura; todas as despesas que ele considerou no rateio continuariam a existir.
Para casos como este sou de opinião que deve ser considerado o custo da mercadoria e impostos diretos na formação do preço de venda. Fazer o rateio como padrão pode gerar trabalho e não trazer benefícios.
Como funciona na sua empresa? Comente comigo.
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Quer saber mais sobre como fazer o rateio de despesas ou custos na sua empresa? Então, fale comigo que eu terei o maior prazer em ajudar.
Marcio Motter
https://marciomotter.com.br/
[1] Para manutenção do sigilo do nome real da empresa, utilizo este nome fantasia.
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