Os Erros Mais Frequentes na Administração de Tempo
Administração de tempo durante a pandemia, tornou-se um dos assuntos mais demandados por meus clientes executivos.
Gerenciar as tarefas e otimizar o tempo para alcançar uma maior produtividade e um melhor desempenho é um grande desafio para muitos. O dia a dia é cheio de inúmeras responsabilidades que, em muitos casos, não são gerenciadas de forma adequada.
Desde relatórios para elaborar, e-mails para responder, processos para acompanhar e uma infinidade de obrigações que sobrecarregam o(a) gestor(a), que acaba não conseguindo ser produtivo(a) nessa rotina. E, na sua grande maioria, já tentaram as mais variadas técnicas na busca pela fórmula mágica para lograrem administrar o tempo.
Via de regra, os(as) executivos(as) tentam usar as chamadas Matrizes de Administração de Tempo, como por exemplo esta que escolhi entre uma infinidade de modelos. O intuito é o de ilustrar para nossos(as) leitores(as) o que estamos falando:
Minhas primeiras perguntas para os(as) clientes, são:
- Quanto tempo você imagina, que já dedicou para montar uma matriz de gerenciamento de tempo?
- Por quanto tempo, você usou a matriz escolhida?
Uma administração do tempo que seja ineficaz no trabalho, impossibilita que os(as) profissionais possam identificar os maus hábitos que prejudicam sua performance, já que não conseguem classificar entre as atividades que desempenham o que é importante e o que é urgente, além de não ter objetivos de longo prazo que os estimulem e motivem.
Infelizmente, isso faz com que muitos(as) executivos(as) cometam erros prejudicando o cumprimento das tarefas diárias e, consequentemente, o alcance de melhores resultados. Provocando muitas vezes aquela percepção que ao final do dia, estão cansados(as) e frustrados(as) pela baixa produtividade.
Quantos(as) de nós nos beneficiamos com qualquer workshop de gerenciamento de tempo com base nesses quatro fatores ou semelhantes e seus cursos de ação sugeridos? Honestamente?
Acredito que minha maior provocação para quem usa ou usou esse tipo de matriz, e eu não sou exceção, é: “Como algo pode se tornar urgente se não for importante?”
Sabemos, até por intuição que os maiores concorrentes do bom uso do tempo, são:
- Demasiadas interrupções;
- Reuniões, que achamos desnecessárias, ou sem sentido;
- Calls que poderiam ser substituídas por um simples e-mail e vice-versa;
Muitas vezes, os(as) clientes me perguntam, “que posso dizer se meu/minha chefe me disser para fazer algo que não é o que considero importante?”
Nestes casos, o processo decisório ganha complexidade, precisamos nos conectar com a cultura da empresa (assunto para uma outra oportunidade). Contudo, minha resposta seria melhor atendê-lo(a), pois as pessoas são importantes, mesmo que o problema ou a situação não seja.
O ponto aqui, tem mais a ver com os nossos comportamentos e um deles, é não saber dizer não. Primeiro para nós mesmos e depois para os outros.
Podemos pensar juntos, quantas vezes deixamos de priorizar nossos assuntos e tarefas para ajudar outros? E no mundo organizacional, sabemos quando estamos sendo usados, por exemplo, um colega.
Quanto tempo durante o seu dia, você se preocupa em limpar a caixa de e-mail, mas não organizou tudo em pastas? Já pensou nisso? Como seria se você reservasse um tempo por dia para fazer isso, iniciando e terminando a tarefa, ou parando quando o tempo reservado se esgotar?
Outro fato, é que muitas vezes, não enfrentamos as tarefas que consideramos difíceis. Buscamos “refúgio” em outras atividades inúteis que nos dão a percepção de estarmos ocupados.
Sugiro que você diga “NÃO” sonoramente sempre que precisar e enfrente o que parece mais difícil na sua frente primeiro. A regra que aprendemos nos cursos preparatórios, para concursos ou vestibular, enfrentar as questões fáceis primeiro e voltar às difíceis quando tiver tempo, não vale para administração do tempo.
Listo então, cinco sugestões que podem ser adotadas, para uma melhor administração do tempo, depois que você aprender a dizer “NÃO”.
1. Delegar mesmo
Esqueça o “Deixe que eu faço. Vai ser muito mais rápido”.
2. Estabelecer prioridades inerentes às suas reponsabilidades
O gestor precisa delegar e ensinar a equipe a pensar e não apenas a receber ordens.
3. Saber monitorar a tarefa delegada
A comunicação entre o gestor e os seus colaboradores deve ser clara e objetiva durante todo o processo. Não se deve ordenar algo sem que o subordinado entenda exatamente o porquê.
4. Ter a caixa de e-mail organizada
Reserve uma parte do dia para ler os e-mails e criar mecanismos que possam evitar que as mensagens se acumulem. Por exemplo: o uso de pastas e utilitários que facilitam a organização. Então a dica de administração do tempo para tornar a caixa de entrada mais eficiente é criar grupos por assuntos.
5. Usar plataformas integradas
Pense nisso e ganhe tempo e mais qualidade de vida.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre administração de tempo? Então entre em contato comigo. Terei o maior prazer em responder.
João Luiz Pasqual, PCC, CMC & ACS
PCC – Professional Certified Coach
CMC – Certified Mentor Coaching
ACS – Accredited Coaching Supervisor
https://www.intervisionclub.com.br/
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