Orçamentos Empresariais: Você sabe como são feitos?
Pode parecer estranho, mas mesmo faltando pouco mais de 5 meses para acabar o ano, muitas empresas já iniciaram o ciclo de orçamento empresarial para 2024.
Isso é feito em função das “idas e vindas” que ocorrem na elaboração do orçamento, bem como pelos diferentes níveis de consolidação e aprovação. Planeja-se tê-lo aprovado antes do início do próximo ano, quando muito no início de janeiro, para as áreas não operarem sem um orçamento definido.
É verdade que mesmo sem o orçamento aprovado as empresas não “voam às cegas”, elas trabalham dentro de limites de gastos que garantem a sua operação, mas ficam limitadas para contratar novos serviços ou investirem sem saber se terão ou não os recursos necessários.
Mesmo o orçamento não sendo uma autorização para gastar, é muito mais uma referência dos recursos que serão necessários para atingir as receitas previstas, a demora na sua aprovação pode comprometer um ou dois meses do ano.
Recomendo que ele seja iniciado pela previsão de receitas (venda de produtos ou prestação de serviços), a qual normalmente parte da meta de crescimento definida pela direção sobre o ano anterior. Com base nesse direcionamento a equipe comercial projeta o volume de vendas e respectiva receita dos itens do portfolio (atuais e novos).
Mas para todos os itens do portfolio? Não necessariamente! Existem casos de uma grande quantidade de itens terem baixa representatividade no total de receitas e com histórico de vendas estável.
Nesse caso é melhor agrupá-los como “Diversos” e estimar a receita aplicando uma taxa de crescimento, ao invés de dedicar um tempo grande na estimativa de um-a-um.
Mas como estimar o crescimento com base em um ano que não terminou?
Acredito que você já deve ter ouvido que o orçamento será baseado no 7+5 ou 8+4. Isso significa que será considerado o já realizado nos 7 ou 8 meses do ano mais o estimado para os demais 5 ou 4 meses, respectivamente. Por exemplo: 7+5 significa realizado de janeiro a julho mais a melhor previsão naquele momento para agosto a dezembro.
Particularmente não recomendo considerar aumento de preço na estimativa de receitas, pelo menos não a correção “cheia”; talvez 70% a 80% do que se estima que será o aumento de preços. É uma visão conservadora e que pode compensar eventuais flutuações negativas no volume de vendas.
Estimado o volume de vendas, cabem duas reflexões: i) se existe mercado para os volumes estimados; e ii) se a empresa tem capacidade instalada para atender esses volumes. Pode parecer óbvio, mas essas validações têm o intuito de impedir que o plano de vendas já nasça inviável.
O primeiro orçamento é o de vendas porque ele balizará o orçamento de outras áreas, por exemplo: orçamento dos custos e despesas variáveis (matéria-prima, embalagem e impostos diretos); dimensionamento do time comercial, bem como das despesas de visita aos clientes, principalmente viagens; e despesas de propaganda, entre outros.
Por outro lado existem áreas que a sua estrutura e volume de gastos não dependem das previsões de vendas; via de regra são áreas administrativas com estruturas estáveis cujos orçamentos tem pouca variação ano contra ano.
De forma geral são orçamentos que variam em função de aumento de equipe, contratação de algum serviço ou projetos de melhorias de processos ou sistemas.
Com base nas previsões de receitas e gastos de todas as áreas é feita uma consolidação, o que deve gerar um resultado semelhante ao apresentado no quadro abaixo.
A demonstração mês-a-mês facilita a direção da empresa analisar os resultados, avaliar se eles atendem as expectativas empresariais e fornece insumos de quais linhas precisam de ajustes e quais são esses ajustes.
Quanto mais estruturado estiver o orçamento, mais fácil serão os trabalhos subsequentes, principalmente considerando quase zero a probabilidade do orçamento ser aprovado na primeira versão.
É muito provável que serão solicitados ajustes o que pode, e deve, envolver quase todas as áreas na revisão de suas projeções. Vale lembrar que o orçamento empresarial é a soma do orçamento de cada área.
Tanto a elaboração da primeira versão, quanto as revisões, demanda tempo das áreas; depois do segundo ou terceiro ciclo muitas vezes o ajuste é feito no orçamento total e o seu reflexo precisa ser distribuído entre todas as áreas.
Aprovado o orçamento total da empresa, reflete-se os ajustes finais entre as áreas e encerra-se o processo, pelo menos o deste ano.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre Orçamentos Empresariais? Como fazer orçamentos empresariais na sua empresa? Então, entre em contato. Terei o maior prazer em responder.
Marcio Motter
https://marciomotter.com.br/
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