Orçamento Empresarial: O Que Considerar na Elaboração?
Não acredito que haja uma “receita de bolo”; cada empresa deve seguir uma forma diferente, mas a grande maioria precisa contemplar os pontos abaixo.
Com certeza o primeiro ponto a se considerar é a estratégia da empresa para o próximo exercício, a qual deve ter:
- O portfólio de produtos e serviços: Algum produto ou serviço será descontinuado ou será acrescentado? Se sim, quando?
- Os mercados que serão trabalhados: Algum mercado será descontinuado ou haverá expansão para novos mercados? Se sim, quando?
- Estrutura da empresa: Prevê-se redução ou aumento de equipes, mudança no espaço físico, etc.?
- Eventos: Haverá algum evento que possa impactar nas vendas, como Olimpíadas, Copa do Mundo, eleições, etc.?
- Volumes de vendas estimados para o próximo exercício: lembre-se que esses volumes balizarão o orçamento de outras áreas, como produção e logística.
Definida a estratégia, devemos divulgá-la para toda a empresa. Somente assim as áreas conseguirão elaborar seus orçamentos de forma alinhada. Caso contrário, as bases ou premissas serão diferentes, dificultando assim a consolidação do orçamento.
O segundo conjunto de informações que cada área deve receber está relacionado à estrutura do orçamento:
1. Modelo a seguir:
- Orçamento base zero: Estimamos todos os custos e despesas sem qualquer referência aos exercícios anteriores. É como se este fosse o orçamento do primeiro ano de operação da empresa; ou
- Orçamento base exercício anterior: Estimamos os custos e despesas com base no exercício anterior. Para isso, precisamos saber a base, por exemplo: 8 + 4 (real de janeiro a agosto mais estimado de setembro a dezembro).
2. Áreas responsáveis pelo orçamento das despesas transversais:
- Despesas que impactam todas as áreas, por exemplo: folha de pagamento, telecomunicações, aluguéis, condomínios, luz, etc. Embora as áreas definam suas necessidades, como número de funcionários e cargos, o RH é responsável por elaborar o orçamento para garantir o padrão no cálculo.
3. Como os dados serão trabalhados:
- Planilha eletrônica, plataforma ou sistema. Se for planilha eletrônica, é importante utilizar um único padrão de trabalho. Se for plataforma ou sistema, é importante que todas as pessoas envolvidas tenham seus acessos liberados e estejam treinadas antecipadamente.
4. Indicadores econômicos:
- Inflação, taxa de câmbio, índices máximos de correção de contratos, etc.
5. Papeis e Responsabilidades:
- Área responsável pelas informações necessárias para outras;
- Área responsável pela consolidação do orçamento;
- A quem recorrer em caso de dúvidas;
- Níveis de elaboração: por diretoria, gerência ou coordenação;
6. Cronograma:
- Início;
- Prazo limite para a liberação das informações para as áreas, entre elas as que impactam no orçamento entre áreas, por exemplo: liberação pelo RH do orçamento de pessoal para todas as áreas;
- Prévias de consolidação e validação;
- Prazos para ajustes e correções, uma vez que a probabilidade de ser, de fato, aprovado na primeira versão é quase zero;
- Avaliação final;
- Data de retorno para as áreas.
Para diminuir a tensão que pode surgir durante o processo, recomendo:
- Definir pontos focais em cada uma das áreas para não se perder as informações compartilhadas durante o processo;
- Estabelecer um canal de informação fluido para que qualquer dúvida ou atualização seja tratada rapidamente; e
- Estabelecer pontos de avaliação da evolução do processo, para evitar que tudo fique para a última hora.
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Marcio Motter
https://marciomotter.com.br/
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