Como Usar Inteligência Artificial na Gestão Sem Perder a Humanidade
Eu sei como é a rotina do dono: a cabeça pensa mil coisas, o WhatsApp não para, o financeiro cobra, o cliente quer agora. No final do dia, a sensação é de que a gente trabalhou muito e resolveu pouco.
Quando comecei a testar inteligência artificial no meu dia a dia, não foi para “virar tech”, foi para respirar. Eu queria tirar peso das costas e voltar a fazer o que só o dono consegue fazer: cuidar das pessoas, da estratégia e do dinheiro entrando no lugar certo.
Pra mim, a IA é isso: copiloto. Não toma o volante, mas te ajuda a não se perder na estrada.
O que muda de verdade
Sem dúvida, a IA não vai transformar sua empresa num passe de mágica. Mas ela já resolve três coisas que nos cansam:
- Primeiras versões: ela rascunha textos, cria ideias, monta tabelas. A gente só revisa;
- Padrão: ajuda a manter o mesmo tom de atendimento, os mesmos passos do processo;
- Leitura de números: organiza dados e aponta “ei, olha aqui”.
Dessa forma, sobra tempo e cabeça para conversar com cliente, treinar a equipe, vender melhor.
Leveza é isso: menos retrabalho, mais clareza.
Meu jeito simples de começar (funciona mesmo)
Eu uso um método bem pé no chão que chamei de D.O.N.O. porque é a nossa cara:
- Definir o objetivo: o que eu quero resolver agora? (por exemplo: responder clientes mais rápido);
- Organizar os dados: o que a IA precisa para me ajudar? (por exemplo: conversas reais, regras, planilhas);
- Normatizar o pedido: escrever o pedido (o “prompt”) do mesmo jeitinho toda vez;
- Operar em rotina: quando vamos usar, quem é o dono, como vamos checar se melhorou.
Sem dado, a IA vira opinião. Com dado e rotina, vira — sem dúvida alguma — vantagem.
Onde isso entra no dia a dia
1) Marketing e vendas
Sabe aquele “não sei o que postar”? A IA segura sua mão. Peça assim (copie e cole):
“Gere 12 ideias de posts para [meu segmento] focadas em [dor do meu cliente], com CTA para [ação desejada]. Entregue em tabela: tema | gancho | legenda | CTA.”
Em 15 minutos você tem um calendário. Publique 3 na semana e pare de sofrer.
2) WhatsApp e atendimento
Pegue 10 conversas reais (tira o nome) e peça:
“Crie 12 respostas-padrão no meu tom [descreva seu tom], separadas por momento: primeira abordagem, preço, objeção, fechamento e pós-venda. Faça versão curta (1–2 linhas) e completa (4–6 linhas).”
Vire Respostas Rápidas no WhatsApp Business para que você dê um adeus para o “sumir” do cliente.
3) Dinheiro e decisão
Cola sua DRE simplificada (receita, custo, despesas) e peça:
“Resuma em 5 tópicos: pontos fortes, riscos, 3 ações de margem para 30 dias, 3 desperdícios para cortar, e uma meta para o próximo mês.”
Você ganha um “olhar de fora” em dois minutos e então é só executar.
4) Operação redonda
Escolha um processo crítico (por exemplo: entrega, conferência, preparo). Peça:
“Crie um checklist de 10 passos com padrão de qualidade, tempo por etapa e ‘o que fazer se’ para 5 falhas comuns.”
Imprima e cole no posto de trabalho. Treine o time em 10 minutos.
5) Gente e treinamento
Descrição de cargo não precisa ser novela:
“Escreva a descrição de cargo para [função] com missão, responsabilidades em bullets, 5 KPIs simples e competências comportamentais. Tom direto.”
Onboarding? Peça, por exemplo, um plano de 7 dias com metas diárias, materiais e uma avaliação rápida no final.
Uma rotina que cabe na agenda
Eu gosto do 15–60–7:
- 15 min por dia: IA para rascunhos e respostas.
- 60 min por semana: IA para revisar números e decidir prioridades.
- 7 dias: fechar um miniprojeto (por exemplo: playbook de atendimento).
Se você só fizer isso, então a empresa já fica mais leve.
Três Playbooks para hoje
1) Conteúdo em 30 minutos
Liste 3 dores do seu cliente, peça 10 ideias de Reels (com roteiro de 20–30s) e agende 3 posts.
Meta: publicar 12 no mês (consistência > perfeição).
2) WhatsApp organizado em 20 minutos
Monte as respostas-padrão e ative no Business.
Meta: tempo médio de resposta abaixo de 10 minutos.
3) Mini-DRE inteligente em 40 minutos
Analise o mês com a IA, escolha 3 ações de margem e 3 cortes de desperdício, ponha dono e prazo.
Meta: subir 3 a 5 pontos de margem em 60 dias.
Métricas que eu acompanho (sem frescura)
- Vendas: taxa de conversão, ticket médio;
- Aquisição: CAC simples (quanto gastei para trazer cada cliente);
- Operação: retrabalho e tempo de ciclo;
- Satisfação: NPS ou uma pergunta pós-venda em 24h: “O que podemos melhorar?”.
Peça para a IA gerar um resumo mensal desses números e, além disso, um parágrafo “o que isso me diz + 3 prioridades da semana”.
Um plano honesto de 90 dias
- 0–30 dias: Fundação
Escolha 3 áreas (por exemplo: atendimento, conteúdo, financeiro). Crie 3 prompts e comece o 15–60–7. - 31–60 dias: Padronização
Transforme o que funcionou em documentos oficiais (por exemplo: checklists, scripts, POPs). Monte uma biblioteca simples no Drive. - 61–90 dias: Escala
Integre com o que você já usa (por exemplo: CRM, planilhas, WhatsApp Business). Automatize 2 fluxos: pós-venda e recuperação de carrinho/orçamento. Faça um review e então escolha o próximo ganho grande.
E a parte ética?
Sem drama, mas com respeito:
- Compartilhe só o necessário; se der, anonimize;
- A IA rascunha. Quem decide é gente;
- Escreva políticas simples de privacidade e consentimento;
- Dê uma pílula de 15 min/semana de capacitação para o time. É suficiente.
Armadilhas que eu já vi (e como escapar)
- Querer abraçar o mundo. Comece por três dores;
- Pedir “qualquer coisa”. Explique contexto, objetivo e formato;
- Não medir nada. Escolha 2/3 números por área;
- Esperar milagre. IA não salva produto ruim nem processo confuso;
- Esquecer gente. A tecnologia ajuda, quem fideliza é o humano.
Para fechar
Empreender leve não é trabalhar menos, mas trabalhar melhor.
A IA te devolve horas, padrão e clareza, para que você possa focar em estratégia, pessoas e experiência do cliente. O segredo é simples: processo claro, dados básicos e rotina.
Quando a IA cuida do repetitivo, então você cuida do essencial.
E é assim que o negócio cresce com saúde, e você respira.
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Tudy Vieira
https://www.tudyvieira.com.br/
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