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Como realizar o levantamento de necessidades de um projeto

Com este passo a passo ficará muito mais fácil desenhar um projeto assertivo e assim obter mais sucesso na aprovação de projetos!

Hoje vamos falar sobre como conquistar o cliente através da realização de um levantamento de necessidades efetivo e detalhado. Principalmente para a área de serviços é imprescindível que seja bem elaborado.

A característica desta área é que ela atende um grande número de clientes com inúmeras particularidades e culturas. O desafio é compreendê-las profundamente para ser assertivo e garantir os resultados.

Um dos pontos cruciais é compreender o que o cliente necessita, mas não são raras as situações em que o próprio cliente não sabe o que quer ou solicita uma linha de trabalho que somente um especialista percebe que não chegará a lugar algum.

Cabe ao proponente do projeto atuar de forma consultiva e ajudar o cliente a atingir o resultado desejado e não somente fazer o que ele pede.

Quanto mais dados tiver sobre o projeto, melhor. Um levantamento de necessidade bem feito determinará boa parte do seu sucesso. Costumo utilizar uma metodologia chamada 5W2H, mais conhecida para ações de planejamento, no entanto considerando que após o levantamento de necessidades será desenvolvido o planejamento de um projeto, ela serve para não perdermos nenhuma informação.

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que tem origem na indústria automobilística, mais especificamente no Japão, onde foi desenvolvida. No início foi associada aos processos de gestão da qualidade total, nas linhas de produção de carros. Logo depois foi expandida para outras áreas, sempre com a intenção de ajudar a coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um projeto ou plano de ação.

A sigla 5W2H representa cinco palavras em inglês, que são e representam respectivamente: What – o que será feito? Why – por que será feito? (objetivo); Where – onde será feito? (local), When – quando será feito (prazo); Who – por quem será feito (pessoa responsável); How – como será feito? (qual a metodologia ou ferramenta aplicada) e How Much – quanto custará? (investimento financeiro).

Com os devidos ajustes utilizo esta metodologia para fazer o briefing com meus clientes.

WHAT (O quê?)

Um dos pilares do levantamento de necessidades é compreender no detalhe o que o cliente quer com o trabalho. Definir o antes e o depois. Praticamente tirar uma foto da situação atual e aonde o cliente quer chegar, para a partir daí termos dados para definir os caminhos.

Estes dados permitirão atuar consultivamente e compreender se o que o cliente deseja como resultado será possível atender ou necessário trazer parceiros ou ainda mostrar ao cliente a necessidade de outra ação.

Uma pergunta que faço ao cliente nesta etapa é pedir que me relate como ele visualiza sua área com o problema solucionado. Isso nos dá uma mostra mais fidedigna da expectativa do cliente.

WHY? (Por que será feito?)

O que levou o cliente a solicitar o projeto. Quais situações críticas foram encontradas e que perdas, prejuízos tais situações geraram a empresa. Ex: perda de tempo, produtividade, lucratividade, etc. Qual a importância da realização do projeto? É a etapa que permitirá identificar sua relevância e prioridade.

WHO?

Tão importante quanto os itens anteriores é saber quem são os atores envolvidos no projeto.

Qual público-alvo: Quantidade de pessoas, graus de responsabilidades, cargos, escolaridade, se já passaram por projetos semelhantes. Se há alguma resistência.

Quais as áreas envolvidas: áreas diretas e indiretas, apoiadores e não apoiadores, sponsor do projeto.

WHERE?

Muitos “pulam” esta etapa porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É uma fase importante para determinar a capilaridade do projeto, se a empresa tem a estrutura necessária ou será preciso criar ou contratar a estrutura.

WHEN?

Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando o projeto iniciará e a expectativa de término para definir as etapas intermediárias, ao mesmo tempo que lhe permitirá dimensionar o número de consultores envolvidos e o cronograma de ações.

HOW

Ao término da reunião de levantamento de necessidades já é possível ter um escopo sobre quais caminhos seguir, embora para ser considerado uma proposta precisará de uma análise mais profunda. Aqui você pode validar com o cliente expondo para ele qual linha de trabalho pretende propor e assim sentir a aceitação.

Outro ponto importante no “How” é como medir os resultados. Identificar os indicadores que permitirão comparar a etapa inicial e final e mensurar os resultados.

HOW MUCH

Um dos pontos que mais barram as propostas, sem dúvida, são os orçamentos. Há situações que o cliente já tem um budget pré-aprovado ou estimado e a pergunta pode ser feita de maneira direta, mas na grande maioria das situações o cliente não sabe ou não quer abrir a informação. Neste caso é possível levantar alguns dados sobre a empresa que podem lhe dar uma ideia sobre o poder de investimento.

Quantidade de unidades, faturamento, se tem o hábito de contratação de consultorias etc.

Bem, seguindo este passo a passo ficará muito mais fácil para desenhar um projeto assertivo e assim ter mais sucesso na aprovação de projetos.

Boa Sorte!

Pós-graduando em Direitos Humanos, Responsabilidade Social e Cidadania Global pela PUC RS, Pós-Graduado em Tecnologia Assistiva pela Fundação Santo André/ITS Brasil/Fundação Don Carlo Gnocchi (Itália/Milão). Pós-graduado em Psicologia Organizacional pela UMESP e Graduado em Psicologia pela UNIMARCO. Extensão em Gestão de Diversidade pela PUC (Trabalho final: “O impacto do imaginário dos líderes no processo de diversidade e inclusão nas organizações”), Credenciado em Holomentoring, Coaching e Advice pelo Instituto Holos. Formação em Coaching Profissional pela Crescimentum. Formação em Facilitação Digital pela Crescimentum, Formação em RH e Mindset Ágil pela Crescimentum. Formado como analista DISC. Vivência de 30 anos na área de RH, em subsistemas como Recrutamento & Seleção, Treinamento, Qualidade, Avaliação de Desempenho e Segurança do Trabalho. Desempenhou papéis fundamentais em empresas como Di Cicco., Laboratório Delboni Auriemo, Wal Mart, Compugraf, Mestra Segurança do Trabalho. Atualmente é Diretor da TRAINING PEOPLE responsável pela estratégia e coordenação de equipe multidisciplinar especializada em temas como Diversidade, Liderança e Gestão, Vendas, Educação Financeira, Comunicação, Turismo e Segurança do Trabalho. É Vice-presidente de Diversidade e Inclusão e Líder do Comitê de Diversidade e Inclusão da ABPRH – Associação Brasileira de Profissionais de Recursos Humanos, Presidente e Fundador do Instituto Bússola Jovem, projeto social com foco em jovens de baixa renda que tem por missão transformar vidas através da Educação, Trabalho e Carreira. Colunista das Revista Cloud Coaching. Coautor do livro: Segredos do sucesso: da teoria ao topo – histórias de executivos da alta gestão pela Editora Leader e do livro Gestão Humanizada de Pessoas pela Editora Leader. Coordenador e coautor do livro Diversidade em suas múltiplas dimensões pela Editora Literare Books.
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