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Boas Práticas para a Comunicação Interpessoal no Trabalho

Desenvolver habilidades de comunicação interpessoal tem sido um dos objetivos mais procurados, pois é fator essencial para a construção de relações sadias, sejam elas presenciais ou virtuais.

Boas práticas para a comunicação interpessoal no trabalho

Boas Práticas para a Comunicação Interpessoal no Trabalho

Tenho ouvido de muitos gestores que o maior desafio hoje, na liderança de equipes em Home Office, é a comunicação. Ao cansaço com o excesso de reuniões online, juntou-se a necessidade de lidar com as dificuldades, inseguranças, conflitos e inadequações da comunicação interpessoal.

O espaço de convivência perdeu limites físicos, de tempo e de forma. Nas palavras de um cliente, ficou “tudo junto e misturado”: algumas muralhas foram derrubadas e outras foram erguidas. Não poucas vezes os líderes têm sido chamados para mediar situações entre os seus liderados. Situações que poderiam ter sido evitadas se todos soubessem, de fato, o momento de seguir e de parar.

Não existem regras nesse terreno do “tudo junto e misturado”. Não existe nenhum manual que nos diga quais os limites do aceitável. E não é a maioria que tem bom senso para fazer uso dos canais de comunicação tecnológica nessa microssociedade que é a empresa.

Na verdade, há um certo medo de se falar em regras. Isso porque elas são sempre entendidas como imposições, quando podem ser apenas um modo de organização para que as coisas fluam e continuem acontecendo. Independentemente se o trabalho é presencial ou em Home Office.

O que precisamos é de um processo de educação e aprendizagem. Talvez um código de conduta que leve cada um a ser respeitado e a respeitar o outro, sem se diminuir.

Por enquanto só podemos afirmar os efeitos negativos desse contexto na saúde mental com um alto estresse, psicopatologias, compulsões, medo e ansiedade. Sem contar os efeitos nas relações de uma sociedade cada vez mais intolerante, que exclui ao invés de acolher.

A quantidade de informações e a velocidade com que transitam provocam insegurança. E nos levam à incerteza: o que é real e o que é ilusório; o que é verdadeiro e o que é falso? Podemos falar o que sentimos? Demonstrar de fato a nossa insegurança? Conversar sobre os nossos medos?

Submetemo-nos a nos comunicar por códigos, a mostrar os nossos sentimentos com figurinhas e a esvaziar o sentido da linguagem, limitando assim o nosso raciocínio. A comunicação interpessoal não é mais fluida e se torna cada vez mais automática, determinada pelo tempo e pela lógica da produtividade. A exemplo da sociedade de consumo, importa mais ter do que ser.

A pergunta é: existe uma maneira de manter todos os ganhos trazidos pela comunicação que nos conecta com o mundo e nos engrandece? Isso sem perder a nossa dimensão humana da empatia, da entrega, do conhecimento e do respeito que devemos a todos?

Em segurança para se expressar

Mais do que nunca precisamos hoje sentir que estamos trabalhando em um ambiente onde é possível pedir ajuda, compartilhar dúvidas. Além disso, assumir riscos e dar sugestões, ideias ou feedbacks sem medo de sermos julgados.

O mundo mudou. Os nossos sentimentos e emoções acerca do mundo mudaram. E a nossa forma de comunicação também mudou – o que temos a dizer? Como entendemos o que disseram? O que devo ou não falar? Como lidar com as reações? Como me comunicar em segurança? Posso me posicionar sem retaliações? Como?

Você pode dizer qualquer coisa a qualquer pessoa desde que escolha as palavras certas, um sentimento construtivo e o momento adequado. Mas isso só é possível se o ambiente lhe der o sentimento de que está seguro, de que não se sentirá envergonhado, rejeitado ou punido ao se pronunciar.

Comunicar-se é expor-se. E para isso a empresa deve criar um ambiente onde a segurança seja garantida para se expressar, interagir, aprender e pertencer. Isso tudo por meio do apoio e da valorização. Nunca é demais lembrar que a comunicação influencia o comportamento e interfere nas relações. É preciso estar confiante para expressar opiniões e ações.

Sem máscaras para se comunicar

Sabemos que a comunicação não é feita só pelas palavras, que representam apenas 7% do conteúdo. O tom de voz, a inflexão e os silêncios representam 38%. Os 55% restantes é transmitido pela comunicação não verbal, ou seja, através de gestos, postura corporal, contato visual. É como nos expressamos!

Só que perdemos, com a pandemia, essa parte tão importante da comunicação interpessoal, que é a não verbal: a proximidade com as pessoas foi restringida.

A maior parte das nossas comunicações é feita através de celulares, computador ou tablet. Enviamos e-mails, comentamos no Facebook, discutimos no WhatsApp, somos conquistados pelo Instagram. Entramos em discussões no Twiter, procuramos trabalho no Linkedin, aprendemos no Youtube e até dançamos no TikTok.

Se estamos online perdemos, em grande parte, a conexão humana e calorosa. E na presença das pessoas, uma máscara nos cobre o rosto e esconde assim as nossas emoções. E sequer há o café da firma para interagirmos. Sabemos que a comunicação interpessoal é determinante na sobrevivência psíquica e física dos seres humanos. Quando privados de contatos/comunicação com os outros, então a maioria desenvolve sintomas de desequilíbrio e até doenças.

Não sabe? Aprenda!

Desenvolver habilidades de comunicação interpessoal tem sido um dos objetivos mais procurados no Coaching, diretamente ligado à Inteligência Emocional e Social. Justamente porque, como dissemos, é fator essencial para a construção de relações sadias. Para diminuir as dificuldades e se comunicar assertivamente, veja então o que é preciso aprender:

  1. Habilidade de transmitir ou se fazer compreender pelas pessoas, de uma maneira apropriada e direta, com palavras simples, informações claras e completas, evitando interferências.
  2. Habilidade de escutar e entender os outros – ou ler suas mensagens – sem parcialidade, sem ser seletivo e sem pressupor o que o outro quer dizer.
  3. Empatia ou sensibilidade às pessoas com quem estamos tentando nos comunicar, buscando entender as suas atitudes, emoções, sentimentos e motivações, sem julgamento.
  4. Aprender a refletir sobre o conteúdo reformulando a mensagem recebida com palavras próprias, considerando sentimentos envolvidos e questionando para esclarecer.
  5. Disposição para dar Feedback da informação recebida, ou seja, confirmação do entendimento, ou não, em relação às mensagens recebidas.

Ruídos na linha

Bem, mas nem tudo funciona assim, na hora e lugar certos, fluindo naturalmente. Infelizmente muitas vezes a comunicação é perturbada pelo que chamamos de Ruídos. Perturbações externas ou internas ao emissor e ao receptor, que tendem a desorganizar assim a informação/mensagem. Sabe quando a ligação está ruim e você não consegue entender o que o outro está dizendo? Pois é…

* Autoconhecimento

Ele impacta fortemente a maneira como você transmite e recebe as mensagens. Saber quem você é, os seus valores e as suas crenças. Como você fala, o que está sentindo, que emoções transmite. Se é autocrítico, como se comporta e qual o nível de consideração que tem pelo outro. Esse é o ponto de partida.

* Percepção do mundo

Entenda que as pessoas têm diferentes percepções sobre a vida e as coisas, e que os conflitos acontecem quando essas percepções são confrontadas. Isso é uma boa régua para medir as mensagens. A realidade não é única e palpável, e cada um a interpreta à sua maneira.

* Cultura

Os valores, crenças, costumes, linguagem de cada cultura – seja familiar, regional, nacional ou continental – têm forte influência na comunicação. Isso porque o que se percebe natural em determinado ambiente, não o é em outro. E todos pedem respeito.

* Emoções

Sentimentos, estados de espírito, motivações, sensações e emoções do emissor e do receptor no momento em que a mensagem circula, afeta a maneira como ela é emitida e recebida e devem ser considerados sempre.

* O mundo não verbal

A maneira como reagimos, enquanto receptores, interfere na fluidez da comunicação e determina ou não o seu valor e a sua continuidade.

Conta-se que em Hollywood um famoso roteirista estava apresentando o seu roteiro para Samuel Goldwin (um dos donos da Metro Goldwin Meyer) quando este adormeceu. Magoado, o roteirista se queixou: “Estou aqui contando uma história maravilhosa para ouvir a sua opinião e você adormece!”. A resposta de Samuel foi: “E dormir não é uma opinião?”

* A linguagem corporal

Postura, gestos, contato visual, interjeições, interrupções muitas vezes interferem na interpretação do que é dito e de como é dito.

Seja assertivo: regras nem sempre escravizam

Aprender e aprimorar os recursos da comunicação interpessoal possibilita que todos se conheçam, melhorando a interação e a produtividade. E por conseqüência a vida pessoal e profissional. As ideias abaixo são resultado de inúmeras conversas com clientes que estão buscando soluções para os problemas de comunicação da equipe, principalmente nas reuniões online:

  • a não ser que seja um acordo pré-estabelecido, ligue a câmera! Este simples ato traz para o ambiente a energia da presença física, e é um sinal de respeito aos outros;
  • quando solicitar a reunião, envie a pauta antes, organize e crie as regras agindo como mediador. Estabelecer tempo para cada um, por exemplo, ajuda a ser mais assertivo. A tendência é virar terra de ninguém, onde se fala de tudo e não se respeita horário;
  • se não estiver conduzindo a reunião, acione o microfone apenas ao pedir a palavra para evitar interferências e, claro, não divague;
  • use a empatia e escute ativamente o que cada um diz, sem interromper, respeitando o seu momento de falar. Demonstre o seu apoio para as pessoas que estão precisando;
  • evite o excesso de detalhamento, procure transmitir a informação necessária, sem desviar-se do assunto tratado. Não alimente discussões infrutíferas e, se houver conflito, sugira um breve intervalo para que a calma se restabeleça;
  • procure finalizar as conversas sempre com um resumo do acordado para checar o entendimento;
  • gravações da reunião ou print de tela devem ser acordados antes de modo a respeitar a privacidade de cada um;
  • acostume-se a anotar os pontos importantes e as resoluções acordadas na reunião para não perder as informações;
  • evite qualquer outra atividade durante a reunião, como checar telefone a todo momento, jogar, ler, trabalhar ou ficar no chat trocando figurinhas;

E ainda:

  • aproveite a ocasião, interaja, participe, colabore – as suas ideias, opiniões e sugestões podem ser muito mais importantes do que pensa;
  • não faça zoeira! Nada pior para os participantes do que a troca de mensagens privadas que incitem às risadas, julgamentos, desrespeito;
  • tenha em mente que o aprendizado e o desenvolvimento de soft skills acontece na interação, na conexão e na troca com outras pessoas;
  • lembre-se de que uma reunião de trabalho é uma reunião de trabalho e a informalidade excessiva não é bem-vista por todos;
  • se não puder, por algum motivo, participar da reunião, avise com antecedência a pessoa que solicitou o encontro. De preferência, informe o motivo de sua ausência;
  • Por fim, pense antes de falar. Sempre!

Comunicação por escrito? Pegue leve!

Você vê a mensagem, digita rapidamente a resposta e às vezes acaba se metendo em encrencas? Isso é mais comum do que pensa. Veja como ser profissional:

  • lembre-se: a mensagem escrita pode ter várias interpretações, principalmente porque não estão presentes os principais componentes da comunicação, a voz e a expressão corporal. Desse modo, você pode achar que mandou uma mensagem positiva e o receptor ler com percepção negativa;
  • seja sempre educado e respeitoso ao acessar as pessoas. Um simples Bom dia! Ou Olá! podem fazer toda a diferença no resultado da mensagem;
  • nunca, jamais use o canal do trabalho para mensagens pessoais, vídeos, zoeiras, correntes, piadas, por mais engraçadas que sejam;
  • jamais use o mesmo aplicativo para vida pessoal e vida profissional. Os especialistas dizem que o excesso de mensagens do trabalho, fora do horário, causam imenso estresse. O ideal é usar uma ferramenta específica que pode ser silenciada quando termina o dia;
  • acorde com a empresa um horário de trabalho de modo a colocar limites nas comunicações, onde tudo se torna urgente, interferindo nos horários de descanso;
  • evite enviar mensagens em horários inapropriados como durante a madrugada, por exemplo.

Aceitar as mudanças e aprender novos comportamentos adequados fazem parte da Adaptabilidade. Uma das mais importantes competências para o sucesso nesse mundo ágil e complexo em que vivemos.

Gostou do artigo? Quer saber mais sobre as boas práticas para a comunicação interpessoal no trabalho? Então entre em contato comigo. Terei o maior prazer em responder.

Isabel Franchon
https://www.q3agencia.com.br

Confira também: Perdão: Comece (AGORA MESMO) a pensar nisso!

 

Isabel Franchon, Coach desde 2008, atua com o Desenvolvimento Profissional e Pessoal voltados para a Carreira, Competências, Liderança, Comunicação Interpessoal, Compliance & Ética e Coaching de Times. Facilita Workshops, Treinamentos e Oficinas em empresas de médio/grande porte através de empresa própria e em parceria com Consultorias de DH. Graduada em Jornalismo, tem MBA em Desenvolvimento Humano de Gestores, pela FGV; Pós-graduação em Transdisciplinaridade em Saúde, Educação e Liderança, pela Universidade Holística Internacional; Especialização em Marketing pela MM School; Formação em Compliance Anticorrupção, pela LEC; Especialização em Metodologia QEMP para empreendedores, pela Clinton Education. Fez formação em Master, Executive, Leader & Business Coach, pelo Behavioral Institute. Certificada em Positive Coaching Com Robert Dilts e Richard Moss. É membro do International Coaching Council (ICC) desde 2008.
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