Boas Práticas para a Comunicação Interpessoal no Trabalho
Tenho ouvido de muitos gestores que o maior desafio hoje, na liderança de equipes em Home Office, é a comunicação. Ao cansaço com o excesso de reuniões online, juntou-se a necessidade de lidar com as dificuldades, inseguranças, conflitos e inadequações da comunicação interpessoal.
O espaço de convivência perdeu limites físicos, de tempo e de forma. Nas palavras de um cliente, ficou “tudo junto e misturado”: algumas muralhas foram derrubadas e outras foram erguidas. Não poucas vezes os líderes têm sido chamados para mediar situações entre os seus liderados. Situações que poderiam ter sido evitadas se todos soubessem, de fato, o momento de seguir e de parar.
Não existem regras nesse terreno do “tudo junto e misturado”. Não existe nenhum manual que nos diga quais os limites do aceitável. E não é a maioria que tem bom senso para fazer uso dos canais de comunicação tecnológica nessa microssociedade que é a empresa.
Na verdade, há um certo medo de se falar em regras. Isso porque elas são sempre entendidas como imposições, quando podem ser apenas um modo de organização para que as coisas fluam e continuem acontecendo. Independentemente se o trabalho é presencial ou então em Home Office.
O que precisamos é de um processo de educação e aprendizagem. Talvez um código de conduta que leve cada um a ser respeitado e a respeitar o outro, sem se diminuir.
Por enquanto só podemos afirmar os efeitos negativos deste contexto na saúde mental com um alto estresse, psicopatologias, compulsões, medo e ansiedade. Sem contar os efeitos nas relações de uma sociedade cada vez mais intolerante, que exclui ao invés de acolher.
A quantidade de informações e a velocidade com que transitam provocam insegurança. E nos levam à incerteza: o que é real e o que é ilusório; o que é verdadeiro e o que é falso? Podemos falar o que sentimos? Demonstrar de fato a nossa insegurança? Conversar sobre os nossos medos?
Submetemo-nos a nos comunicar por códigos, a mostrar os nossos sentimentos com figurinhas e a esvaziar o sentido da linguagem, limitando assim o nosso raciocínio. A comunicação interpessoal não é mais fluida e se torna cada vez mais automática, determinada pelo tempo e pela lógica da produtividade. A exemplo da sociedade de consumo, importa mais ter do que ser.
A pergunta é: existe uma maneira de manter todos os ganhos trazidos pela comunicação que nos conecta com o mundo e nos engrandece? Isso sem perder a nossa dimensão humana da empatia, da entrega, do conhecimento e do respeito que devemos a todos?
Em segurança para se expressar
Mais do que nunca precisamos hoje sentir que estamos trabalhando em um ambiente onde é possível pedir ajuda, compartilhar dúvidas. Além disso, assumir riscos e dar sugestões, ideias ou feedbacks sem medo de sermos julgados.
O mundo mudou. Os nossos sentimentos e emoções acerca do mundo mudaram. E a nossa forma de comunicação também mudou – o que temos a dizer? Como entendemos o que disseram? O que devo ou não falar? Como lidar com as reações? Como me comunicar em segurança? Posso me posicionar sem retaliações? Como?
Você pode dizer qualquer coisa a qualquer pessoa desde que escolha as palavras certas, um sentimento construtivo e o momento adequado. Mas isso só é possível se o ambiente lhe der o sentimento de que está seguro, de que não se sentirá envergonhado, rejeitado ou punido ao se pronunciar.
Comunicar-se é expor-se. E para isso a empresa deve criar um ambiente onde a segurança seja garantida para se expressar, interagir, aprender e pertencer. Isso tudo por meio do apoio e da valorização. Nunca é demais lembrar que a comunicação influencia o comportamento e interfere nas relações. É preciso estar confiante para expressar opiniões e ações.
Sem máscaras para se comunicar
Sabemos que a comunicação não é feita só pelas palavras, que representam apenas 7% do conteúdo. O tom de voz, a inflexão e os silêncios representam 38%. Os 55% restantes é transmitido pela comunicação não verbal, ou seja, através de gestos, postura corporal, contato visual. É como nos expressamos!
Só que perdemos, com a pandemia, essa parte tão importante da comunicação interpessoal, que é a não verbal: a proximidade com as pessoas foi restringida.
A maior parte das nossas comunicações é feita através de celulares, computador ou tablet. Enviamos e-mails, comentamos no Facebook, discutimos no WhatsApp, somos conquistados pelo Instagram. Entramos em discussões no Twiter, procuramos trabalho no Linkedin, aprendemos no Youtube e até dançamos no TikTok.
Se estamos online perdemos, em grande parte, a conexão humana e calorosa. E na presença das pessoas, uma máscara nos cobre o rosto e esconde assim as nossas emoções. E sequer há o café da firma para interagirmos. Sabemos que a comunicação interpessoal é determinante na sobrevivência psíquica e física dos seres humanos. Quando privados de contatos/comunicação com os outros, então a maioria desenvolve sintomas de desequilíbrio e até doenças.
Não sabe? Aprenda!
Desenvolver habilidades de comunicação interpessoal tem sido um dos objetivos mais procurados no Coaching, diretamente ligado à Inteligência Emocional e Social, justamente porque, como dissemos, é fator essencial para a construção de relações sadias. Para diminuir as dificuldades e se comunicar assertivamente, veja então o que é preciso aprender:
- Habilidade de transmitir ou se fazer compreender pelas pessoas, de uma maneira apropriada e direta, com palavras simples, informações claras e completas, evitando assim interferências.
- Habilidade de escutar e entender os outros – ou ler as suas mensagens – sem parcialidade, sem ser seletivo e sem pressupor o que o outro quer dizer.
- Empatia ou sensibilidade às pessoas com quem estamos tentando nos comunicar, buscando assim entender as suas atitudes, emoções, sentimentos e motivações, sem julgamento.
- Aprender a refletir sobre o conteúdo, reformulando a mensagem recebida com palavras próprias, considerando sentimentos envolvidos e questionando com o intuito de esclarecer.
- Disposição para dar Feedback da informação recebida, ou seja, confirmação do entendimento, ou não, em relação às mensagens recebidas.
Ruídos na linha
Bem, mas nem tudo funciona assim, na hora e lugar certos, fluindo naturalmente. Infelizmente muitas vezes a comunicação é perturbada pelo que chamamos de Ruídos. Perturbações externas ou internas ao emissor e ao receptor, que tendem a desorganizar assim a informação/mensagem. Sabe quando a ligação está ruim e você então não consegue entender o que o outro está dizendo? Pois é…
* Autoconhecimento
Ele impacta fortemente a maneira como você transmite e recebe as mensagens. Saber quem você é, os seus valores e as suas crenças. Como você fala, o que está sentindo, que emoções transmite. Se é autocrítico, como se comporta e qual o nível de consideração que tem pelo outro. Esse é o ponto de partida.
* Percepção do mundo
Entenda que as pessoas têm diferentes percepções sobre a vida e as coisas. E que os conflitos acontecem quando essas percepções são confrontadas. Isso é uma boa régua para medir as mensagens. A realidade não é única e palpável. Cada um a interpreta à sua maneira.
* Cultura
Valores, crenças, costumes, linguagem de cada cultura – seja familiar, regional, nacional ou continental – têm forte influência na comunicação. Isso porque o que se percebe natural em determinado ambiente, não o é em outro. E todos pedem respeito.
* Emoções
Sentimentos, estados de espírito, motivações, sensações e emoções do emissor e do receptor no momento em que a mensagem circula, afeta a maneira como ela é emitida e recebida, por isso devem ser considerados sempre.
* O mundo não verbal
A maneira como reagimos, enquanto receptores, interfere na fluidez da comunicação e determina ou não o seu valor e a sua continuidade.
Conta-se que em Hollywood um famoso roteirista estava apresentando o seu roteiro para Samuel Goldwin (um dos donos da Metro Goldwin Meyer) quando então Samuel adormeceu. Magoado, o roteirista se queixou: “Estou aqui contando uma história maravilhosa para ouvir a sua opinião e você adormece!”. A resposta de Samuel foi: “E dormir não é uma opinião?”
* A linguagem corporal
Postura, gestos, contato visual, interjeições, interrupções muitas vezes interferem na interpretação do que é dito e de como é dito.
Seja assertivo: regras nem sempre escravizam
Aprender e aprimorar os recursos da comunicação interpessoal possibilita que todos se conheçam, melhorando assim a interação e a produtividade. E por conseqüência a vida pessoal e profissional. As ideias abaixo são resultado de inúmeras conversas com clientes que estão buscando soluções para os problemas de comunicação da equipe, principalmente nas reuniões online:
- a não ser que seja um acordo pré-estabelecido, ligue a câmera! Esse simples ato traz para o ambiente a energia da presença física e, além disso, é um sinal de respeito aos outros;
- quando solicitar a reunião, envie a pauta antes, organize e crie as regras agindo como mediador. Estabelecer tempo para cada um, por exemplo, ajuda a ser mais assertivo. A tendência é virar terra de ninguém, onde se fala de tudo e não se respeita horário;
- se não estiver conduzindo a reunião, acione o microfone apenas ao pedir a palavra para evitar interferências e, claro, não divague;
- use a empatia e escute ativamente o que cada um diz, sem interromper, respeitando o seu momento de falar. Demonstre o seu apoio para as pessoas que estão precisando;
- evite o excesso de detalhamento, procure transmitir a informação necessária, sem desviar-se do assunto tratado. Não alimente discussões infrutíferas e, se houver conflito, sugira um breve intervalo para que a calma se restabeleça;
- procure finalizar as conversas sempre com um resumo do acordado para checar o entendimento;
- gravações da reunião ou print de tela devem ser acordados antes de modo a respeitar a privacidade de cada um;
- acostume-se a anotar os pontos importantes e as resoluções acordadas na reunião para não perder as informações;
- evite qualquer outra atividade durante a reunião, como por exemplo: checar telefone a todo momento, jogar, ler, trabalhar ou ficar no chat trocando figurinhas;
E ainda:
- aproveite a ocasião, interaja, participe, colabore – decerto as suas ideias, opiniões e sugestões podem ser muito mais importantes do que pensa;
- não faça zoeira! Nada pior para os participantes do que a troca de mensagens privadas que incitem risadas, julgamentos, desrespeito;
- tenha em mente que o aprendizado e o desenvolvimento de soft skills acontece na interação, na conexão e na troca com outras pessoas;
- lembre-se de que uma reunião de trabalho é uma reunião de trabalho e a informalidade excessiva, de fato, não é bem-vista por todos;
- se não puder, por algum motivo, participar da reunião, então avise com antecedência a pessoa que solicitou o encontro. De preferência, informe o motivo da sua ausência;
- Por fim, pense antes de falar. Sempre!
Comunicação por escrito? Pegue leve!
Você vê a mensagem, digita rapidamente a resposta e às vezes acaba se metendo em encrencas? Isso é mais comum do que pensa. Veja como ser profissional:
- lembre-se: a mensagem escrita pode ter várias interpretações, principalmente porque não estão presentes os principais componentes da comunicação, a voz e a expressão corporal. Desse modo, você pode achar que mandou uma mensagem positiva e o receptor ler com percepção negativa;
- seja sempre educado e respeitoso ao acessar as pessoas. Um simples “Bom dia” ou então um “Olá” podem fazer toda a diferença no resultado da mensagem;
- nunca, jamais use o canal do trabalho para mensagens pessoais, vídeos ou então zoeiras, correntes, piadas, por mais engraçadas que sejam;
- jamais use o mesmo aplicativo para vida pessoal e vida profissional. Os especialistas dizem que o excesso de mensagens do trabalho, fora do horário, causam imenso estresse. De fato, o ideal é usar uma ferramenta específica que pode ser silenciada quando termina o dia;
- acorde com a empresa um horário de trabalho de modo a colocar limites nas comunicações, onde tudo se torna urgente, interferindo assim nos horários de descanso;
- evite enviar mensagens em horários inapropriados como durante a madrugada, por exemplo.
Aceitar as mudanças e aprender novos comportamentos adequados fazem parte da Adaptabilidade. Uma das mais importantes competências para o sucesso neste mundo ágil e complexo em que vivemos.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre as boas práticas para a comunicação interpessoal no trabalho? Então entre em contato comigo. Terei o maior prazer em responder.
Isabel C Franchon
https://www.q3agencia.com.br
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