A Eficácia da Execução e a Relação com o Sucesso (ou Fracasso) – parte II
Na primeira parte do artigo A Eficácia da Execução e a Relação com o Sucesso (ou Fracasso), verificamos que Bossidy e Charan explicam que a execução é o elo perdido; A principal razão porque as empresas acabam não cumprindo as suas promessas; A lacuna entre o que os líderes das empresas querem atingir e a habilidade da sua organização para conseguir atingir; não simplesmente táticas, mas um sistema para conseguir que as coisas aconteçam através de questionamentos, análise e acompanhamento.
Dando continuidade, Gary Harpst, autor de Execução Revolucionária, da Campus editora, como outros, vê na execução o maior obstáculo para os resultados, vejamos algumas das suas ideias:
Existe um problema em negócios que, se resolvido, facilita a resolução de todos os outros. Saber como planejar e executar e, ao mesmo tempo, superar as “surpresas de hoje” é a competência primordial para qualquer organização que deseja ser bem-sucedida. A incapacidade de fazê-lo é o problema que os líderes empresariais precisam solucionar. Com a capacidade de executar continuamente, eles ganham controle do negócio. Sem isso, este fica relegado a uma existência reativa, dedicada a combater incêndios. (2)
Planejar e executar, e, ao mesmo tempo, administrar o desconhecido é o maior desafio dos negócios. Superar esse desafio é o que queremos dizer com resolver o problema facilitará a resolução de todos os outros problemas. Isso faz a organização ser capaz de se preparar para uma série crescente de problemas futuros, que são a consequência natural da superação dos desafios de hoje. (2)
Eu particularmente, simpatizo muito com o processo de execução proposto por Gary, e ao longo deste artigo vou falar sobre ele, pois compreendê-lo facilita a implementação da execução nas culturas organizacionais.
Gary chama o seu processo de “metodologia reprodutível”:
- Definir o que é importante – Elaborar a estratégia;
- Estabelecer metas capazes de guiar – planejar;
- Alinhar sistemas – organizar;
- Pôr plano em prática – executar;
- Inovar com propósito – inovar e
- Parar e refletir – aprender.
A esse programa, acrescentaria a visão e a missão, antes de elaborar a estratégia. Bem, veremos isso a seguir, inclusive vou fazer uma imagem disso.
Continuando a nossa caminhada, para que tenhamos uma visão quase completa do que é execução, ou melhor sobre a eficácia na execução no processo para obter o resultado esperado, cito o que defende o consagrado professor Peter Drucker: “a eficiência é fazer certo as coisas, enquanto eficácia é fazer as coisas certas”. (3)
As autoras do livro Execução Eficaz, Lynne Snead e Joyce Wycoff, no capítulo de introdução, deram grandes dicas sobre os fatores-chave da nova organização referente à função dos gerentes de projetos, a saber:
As habilidades em Gestão de processos não são mais suficientes
A segurança do trabalho no longo prazo é conceito obsoleto, mudanças frequentes na carreira são a norma e poucos empregados são capazes de sobreviver apenas com base nas suas capacidades para a execução do trabalho rotineiro. (3)
O sucesso depende da capacidade de executar projetos com eficácia
As pessoas bem-sucedidas serão aquelas que forem capazes de iniciar, gerenciar e concluir projetos desafiadores, desenvolvendo uma visão que envolva e aglutine todos os participantes. Para tanto, deverão ser capazes de definir os resultados esperados, de delegar atribuições, de decompor o projeto em tarefa, de desenvolver cronogramas viáveis, de comunicar-se com clareza, concisão e rapidez, de efetuar em tempo real, de monitorar o andamento e de não aceitar nada menos que o sucesso. (3)
Bem, agora que vimos várias visões sobre a eficácia da execução, vou colocar a minha visão sobre tudo isso. Também compartilharei com vocês o processo que mais deu certo em minha vida sobre ser eficaz na execução. Creio que com isso ficará mais fácil entender o seu melhor processo para ser bom na execução.
Mas antes, lembre-se: a arte da execução, não é simplesmente um saber fazer, é uma competência de gestão e, portanto, para se tornar um grande líder no século XXI, é preciso também desenvolver essa competência que está abaixo das grandes competências, as quais podemos denominar de competências mães: “Gestão do Negócio, e Gestão de Pessoas. Grandes líderes possuem estas duas competências-mães, que são sustentadas por inúmeras outras competências, como por exemplo a da eficácia na execução. Portanto, vejo a execução dessa forma, conforme mostra a figura 1 (um), mas isso é só uma etapa do processo que leva ao resultado desejado, que veremos mais para adiante.
Observando a figura 1, percebemos apenas uma das etapas do processo que envolve a execução, ou seja, a execução na verdade, faz parte de um processo global, pela qual as organizações, e também, porque não as pessoas, buscarem o resultado.
Vamos então procurar entender esse processo que envolve a execução, e porque ele é tão falado.
Às vezes, parece, para muitos, que o único erro está na execução, mas minhas pesquisas mostram-me a falha desse processo, não é executar, pois as pessoas executam muito. Então qual é o erro?
O processo começa na visão da organização, quando digo organização, quero também dizer pessoas, pois estas também são uma organização, cuja visão é o sonho. Quando, se escreve a “missão” as pessoas querem torna-la uma realidade.
Creio eu, que essa é a parte do processo mais difícil de ser realizada, pois as empresas, e as organizações em geral possuem uma visão e uma missão, que não estão alinhadas com as suas metas cruciais, as quais realmente levam ao resultado.
Tenho dito a todas as organizações, para as quais tenho trabalhado, que as três metas cruciais e de maior importância no mundo do conhecimento, que são: clientes, sustentabilidade e resultado financeiro. Daqui a pouco vamos falar dessas metas, mas antes precisamos entender, a dificuldade desse novo paradigma que estamos vivendo, com a entrada do século XXI, a era do conhecimento, diferente do século XX, quando as empresas e organizações em geral, ainda estavam presas a um paradigma de produção da era industrial.
Na era industrial, o foco era na produção, então a fórmula para atingir o resultado era: preço= a custo + margem. Hoje, na era do conhecimento o paradigma é outro. Não vendemos mais produtos, vendemos soluções, ou seja, todos os nossos clientes querem a mesma coisa que nós queremos, atingir as metas e os resultados. Portanto, o novo paradigma exige uma visão diferente da era industrial, e por isso a fórmula mudou: valor = cliente + capital intelectual. O foco é na “geração da demanda”, ou seja, no cliente. Aspecto este que as organizações mais falham, na execução.
Continuando a entender o processo cuja execução está inserida, vamos à visão geral do processo e depois comentarei cada etapa:
A figura 2 nos mostra a primeira etapa do processo para atingir o resultado o qual está intimamente ligada à estratégia das organizações. A responsabilidade desse processo é da cúpula da organização, e de cada líder dos setores que envolvem a organização, desde que estejam alinhados ao processo.
Conhecendo a estratégia, podemos iniciar o processo de execução que vemos na figura 1, cuja execução está ligada aos objetivos referentes as metas cruciais das empresas, que por sua vez transformam os objetivos em tarefas, ou na última fase do processo de execução, chegando ao resultado desejado.
Muitos autores ouvido que trabalham esse assunto, apontam, que é nesse ponto que as organizações mais falham. No entanto, acredito que não é só por causa da execução que as organizações mais falham, mas no processo como um todo, cuja ênfase se da na execução. Quando entro nas empresas para dar treinamento de administração do tempo e da produtividade, por exemplo, reclamam que não têm tempo para nada, pois há tantas atividades para fazer que não lhes sobra tempo nem para os compromissos da vida pessoal. Então eu, lhes pergunto: quais são as metas cruciais da sua organização?
Em raros momentos alguém sabe me falar. Por isso, vejo que nestes casos, o processo de comunicação e o alinhamento da parte estratégica da empresa não são clarificados, as áreas da empresa não conhecem e não estão alinhadas, e claro isso, gera conflitos de confiança entre áreas no atingimento do resultado que a organização está buscando. Ao que pude analisar com minha experiência é que as pessoas vivem com problemas de tempo, porque têm de fazer muitos relatórios desnecessários, ou comparecer a reuniões diárias que lhes ocupam praticamente o dia produtivo, ou muitas viagens, entre outras reclamações.
O que percebi, é que com isso, as organizações acabam perdendo um tempo precioso para cuidar das metas cruciais e, por isso ficam correndo atrás do resultado, pois os investidores querem receber o orçado para o resultado financeiro ao qual se depuseram em aplicar.
Na sequência abordarei, um pouco de cada ponto referente ao processo das organizações em busca do resultado desejado, incluindo o de execução. O primeiro ponto a ser explorado é o da “visão”, e aí poderíamos pensar sobre o que é a “visão”? como um sonho, alguém idealiza um negócio, uma empresa, uma organização, ou mesmo uma vida, , imagina como seria isso nos próximos vinte anos, ou seja, quando idealizou e visualizou a sua ideia, acreditou que seria possível, então transformou esse sonho numa realidade, mas como, é o nosso próximo foco do processo de se alcançar o resultado desejado, incluindo a execução.
Para idealizar um sonho é preciso com certeza, de um propósito, no qual podemos chamar de “missão”, ou seja, é a materialização do sonho. Esse propósito na verdade, é o que será feito para realizar este sonho.
A “missão”, ou como gosto de chamar, o propósito, deve ser escrito, como se fosse uma lei, que será uma bússola, para a empresa e funcionários, a qual dará a direção ao sonho, que se transformou, em um negócio, seja ela com objetivo de resultado financeiro ou filantrópico.
Escrita a “missão” já há o caminho, para realizar o sonho, cuja bussola será utilizada para atingir o resultado desejado. Então começam a criar as “metas” que levarão a atingir o resultado sonhado.
Ao falar em “Metas”, principalmente hoje no mundo do conhecimento, e analisando para as organizações, e a nós mesmos, já que somos uma organização, destaco três metas fundamentais para o negócio: a primeira, são os clientes, ou seja, os envolvidos no negócio, uma organização sem clientes não pode existir. Destaco ainda, que a grande concorrência no mundo de hoje, está por conta de trazer para dentro do seu negócio os clientes.
Mas, para isso, precisamos pensar para que a empresa existe? O que será que o nosso cliente precisa? Tenho a solução ideal para o nosso cliente?
Essas são perguntas de que preciso fazer na hora de prospectar esse cliente, mas é quando às vezes falhamos: na prospecção por não entender a necessidade do cliente, e na sua manutenção.
A segunda meta fundamental para o nosso negócio é pensar em como vamos mantê-lo, ao logo do tempo, que podemos chamar de sustentabilidade, o que está intimamente ligado à meta anterior. Temos exemplos de empresas centenárias, e que hoje sofrem por não terem pensado na sua base de clientes, nas necessidades destes e na inovação das suas soluções. Isso porque o grande desafio de hoje, é viver em um mundo de mudanças com a velocidade a toda prova. E, por fim, a meta de resultado, a qual, todos querem alcançar. É a meta financeira do negócio, é a forma como medimos se este negócio é ou não saudável, na visão dos seus clientes e serve como medidor da sustentabilidade do seu negócio. Empresas com anos no resultado em vermelho, com certeza irão comprometer a sua sustentabilidade.
O próximo assunto a ser abordado são as metas, a próxima fase do processo de estratégia, ou seja, a última fase do processo que envolve a estratégia e a primeira fase que envolve o processo de execução. Nessa fase vamos falar de “Planejamento Estratégico”.
O planejamento estratégico é a forma de organizar as metas em três etapas (curto, médio e longo prazos), na modalidade escrita, sobre o qual todos os funcionários da organização devem ter ciência. Isso porque é a partir do planejamento estratégico que se escreverá as metas, ou seja, cada área da organização precisa, a partir desse planejamento, escrever as suas metas. E assim alcançarem os resultados esperados para a organização.
Essa composição que vai da visão até o planejamento estratégico, chamamos de estratégia da organização, ou seja, é a bússola que as organizações precisam para atingir os resultados, que na verdade é o final das três metas mais importantes das empresas, lembrando: Clientes, Sustentabilidade e Resultado Financeiro.
O que falta agora é a última fase do processo de atingir as metas, ou seja, a ação sobre a estratégia colocando em prática esse plano, que chamamos de execução, conforme demonstrado na figura 1.
Como dizem os nossos grandes mestres nesse assunto chamado execução, é exatamente neste aspecto as organizações mais falham, e por que isso acontece? Porque não seguimos exatamente o que planejamos, e aí surge outra pergunta: e por que não seguimos o que planejamos? Pela minha experiência profissional em organizações percebi que há problemas relacionados à execução eficaz do seu planejamento:
- Não é dada ênfase necessária para o planejamento estratégico;
- O Planejamento estratégico fica somente no nível superior e não é comunicado às demais áreas da organização;
- A ênfase está nas tarefas, sendo, o planejamento diário;
- A falta de confiança na organização;
- A urgência toma conta das nossas horas de trabalho;
- Número excessivo de reuniões;
- Falta de equilíbrio entre as pessoas da organização;
- Pouco envolvimento com a criatividade, inovação e conhecimento do negócio;
- A falta de organização que as organizações tem em relação ao negócio;
- Comunicação inadequada da visão, missão e planejamento estratégico da organização;
- Velocidade da concorrência e não preparo para lidar com esses conflitos;
- O não desenvolvimento da liderança nas competências fundamentais para gestão do negócio e da gestão de pessoas.
Todos esses problemas geram um grande conflito nas organizações, como mostram os exemplos a seguir:
- Baixa qualidade, vejam exemplos na web, com relação à reclamação de clientes;
- Custos inchados, tiram o sono dos gestores, pois atinge diretamente uma das metas essenciais das organizações que é o resultado financeiro, e também, tira o sono dos nossos acionistas;
- Inflexibilidade e lentidão, ou seja, as empresas parecem emperradas não conseguem sair do lugar, vivem, me parece, em outra época.
- Fracasso no mercado, deixa brechas para que os concorrentes ganhem parte do mercado, mesmo com produtos que não atendam as necessidades dos clientes, que é na verdade a sua meta mais importante.
- Fluxo de caixa negativo, as organizações vivem correndo atrás do resultado planejado, mas entra ano e sai ano e várias continuam com o seu fluxo de caixa no vermelho.
- Falta de impacto no cliente, as empresas, não conseguem desenvolver soluções que os, clientes esperam conseguir no mercado, para atingir as suas metas importantes.
- Má execução, é o que na verdade nos interessa nesse estudo, resolver o problema da má execução nas organizações. Veja que ele está na última colocação dos problemas acima citados. E é de propósito, pois para se ter uma execução eficaz, preciso sem dúvida, começar a resolver aqueles.
Bossidy e Charan, na questão de execução, destacam:
“Setenta por cento das estratégias fracassam por ineficácia na sua execução…raramente fracassam por falta de inteligência ou visão (1)”.
Ou seja, para os autores, se a estratégia estiver certa, não é por isso que a execução irá falhar, mas por motivos alheios a esses, como já colocamos.
Bossidy e Charan colocam que o processo da execução deve seguir uma estrutura de realização, em que em primeiro lugar está o foco que deve ficar no que é extremamente importante para a empresa, as suas metas cruciais, em segundo lugar, mensurar o que estamos fazendo, ou seja ter um visão numérica e quantitativa das nossa metas, em terceiro lugar, criar formas de visualizarem o resultado da organização, onde quer que estejam, criando placares que mostram a todos se estamos ou não atingindo as nossas metas, em quarto lugar, responsabilizar a todos pelo cumprimento das metas, mas para isso elas precisam estar claras e serem comunicadas.
Peter Sengue nos dá uma visão um pouco diferente em questão de processo, mas acaba no mesmo resultado:
- Domínio Pessoal;
- Modelos Mentais;
- Objetivo Comum (Visão Compartilhada);
- Aprendizado em grupo;
- Raciocínio Sistêmico (A Quinta Disciplina).
Na verdade, eu aprecio mais da forma como Gary Harpst trata a execução. Este mostra um processo que nos ajuda a ter uma visão mais clara do que precisa realizar, ou seja, a própria execução.
- Definir o que é importante (Elaborar a Estratégia);
- Estabelecer metas capazes de guiar (Planejar);
- Alinhar Sistemas (Organizar);
- Por o plano em prática (Executar);
- Inovar com propósito (Inovação);
- Parar e Refletir (Aprender).
Dentro do que tínhamos discutido na nossa fórmula para ter uma execução eficaz, não apareceu as duas fases finais do processo de Gary: Inovar com propósito e Parar e Refletir.
Eu vejo, que estas duas fases finais do processo de execução são de extrema importância, pois as mudanças que vivemos, nunca deixarão de existir. E o aprendizado deve ser constante, pois só assim vamos conseguir ficar a frente dos nossos concorrentes.
Minha intenção, foi expor a execução eficaz de um modo pratico, e dinâmico. Isso porque esse assunto já está mais do que debatido, escrito, e com grandes autores que analisam a execução. O intuito era colocar a execução no âmbito mais amplo. Uma visão geral do processo de uma organização, para que fosse possível entender a sua finalidade. Meu propósito aqui, foi mostrar onde a execução eficaz entra no processo e a sua importância. Porque para atingirmos o resultado desejado precisamos, sem dúvida, passar por todas as fases do processo, desde a estratégia até a execução.
Para entender mais desse processo, ou se aprofundar no assunto execução, aconselho a leitura dos autores aqui citados, como leitura obrigatória desse estudo. Tenho certeza de que será uma agradável leitura, que complementará o seu conhecimento e os estudos, com relação a este assunto.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre a eficácia da execução e a sua relação com o sucesso (ou fracasso)? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em ajudar.
Um abraço!
Iússef Zaiden Filho
http://www.izfcoaching.com.br/
Referências e Leitura obrigatória
(1)BOSSIDY, Larry, CHARAN, Ram, Execução, ed. Elsevier, Campus, 2004, p.15
(2) HARPST, Gary, Execução Revolucionária, ed. Campus, 2009, p.1-3
(3) SNEAD, Lynne, WYCOFF, Joyce, Execução Eficaz, Negócio Editora, 2005
Confira também: A Eficácia da Execução e a Relação com o Sucesso (ou Fracasso) – parte I
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