7 dicas imperdíveis para tornar suas Reuniões Produtivas!

Hoje em dia é inviável fazer reuniões prolongadas. É preciso fazer mais com menos, as pessoas estão atribuladas em suas atividades e o tempo se torna cada vez mais precioso!

É possível conduzir reuniões mais diretas, objetivas e eficazes, através de algumas etapas básicas, como a definição do objetivo, pauta, participantes, data, local e horário, convocação, condução da reunião e ata incluindo os próximos passos.

1. Definição do Objetivo: Qual é a finalidade específica da reunião e qual o resultado esperado?
2. Elaboração da Pauta: Devem ser definidos os assuntos a serem discutidos, a contribuição esperada e o prazo para cada item, com horário de início e fim da discussão.
3. Participantes: É muito importante definir qual a contribuição esperada de cada participante.
4. Data, Local e Horário: Para que consiga atingir o objetivo da reunião é necessário conhecer a disponibilidade dos participantes, atentando-se na localização de cada um, para facilitar o deslocamento e alinhar o melhor horário e data para os participantes. Definido, é necessário agendar um local adequado com toda a infraestrutura e tamanho apropriado para comportar todos os participantes.
5. Convocação: Para que todos possam comparecer e se prepararem para a reunião é necessário enviar o convite com antecedência, constando data, horário, local, pauta da reunião e solicitação de confirmação da presença.
6. Condução da Reunião: Tendo em mãos o objetivo, os assuntos a serem abordados, com tempo de discussão previamente definido, fica mais fácil conduzir a reunião, dando oportunidade para todos se posicionarem, evitando debates irrelevantes ao objetivo. Ao concluir a reunião, sintetize as definições e próximos passos para facilitar a elaboração da ata, assim todos os participantes ficarão alinhados e sairão com suas lições de casa já previamente estabelecidas.
7. Ata: Não basta se reunir, alcançar seus objetivos e não formalizar o que foi discutido, quem participou da reunião, quais os próximos passos e responsáveis. O posicionamento, a formalização e o acompanhamento para garantir que as medidas acordadas sejam tomadas, fazem parte de uma reunião eficaz.

Além destes sete itens acima, a clareza na comunicação é fundamental para alinhar expectativas e para que o objetivo da reunião seja concluído com sucesso!

Um grande abraço,

Graziela Heusser Azeredo

• Sobre

Graziela Heusser Azeredo Author

Graziela Heusser Azeredo é Diretora e Fundadora da GHA Gestão de Negócios. Atua como Coach de Carreira e Negócios, contribuindo para o desenvolvimento das habilidades do Ser Humano e das organizações, para que eles possam usar suas habilidades em potencialidade máxima, gerando resultados positivos para a concretização dos seus objetivos. Formação Técnica Publicitária pela Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado, Bacharel em Administração com ênfase em Marketing pela Universidade Paulista, especialista em Comunicação pela Fundação Cásper Líbero, Certificação Green Belt e Personal and Professional Coaching pela Sociedade Brasileira de Coaching, além de outros cursos de extensão nas áreas de Marketing, Gestão de Negócios e Melhoria de Processos.

follow me