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Hoje em dia é inviável fazer reuniões prolongadas. É preciso fazer mais com menos, as pessoas estão atribuladas em suas atividades e o tempo se torna cada vez mais precioso!
É possível conduzir reuniões mais diretas, objetivas e eficazes, através de algumas etapas básicas, como a definição do objetivo, pauta, participantes, data, local e horário, convocação, condução da reunião e ata incluindo os próximos passos.
- Definição do Objetivo: Qual é a finalidade específica da reunião e qual o resultado esperado?
- Elaboração da Pauta: Devem ser definidos os assuntos a serem discutidos, a contribuição esperada e o prazo para cada item, com horário de início e fim da discussão.
- Participantes: É muito importante definir qual a contribuição esperada de cada participante.
- Data, Local e Horário: Para que consiga atingir o objetivo da reunião é necessário conhecer a disponibilidade dos participantes, atentando-se na localização de cada um, para facilitar o deslocamento e alinhar o melhor horário e data para os participantes. Definido, é necessário agendar um local adequado com toda a infraestrutura e tamanho apropriado para comportar todos os participantes.
- Convocação: Para que todos possam comparecer e se prepararem para a reunião é necessário enviar o convite com antecedência, constando data, horário, local, pauta da reunião e solicitação de confirmação da presença.
- Condução da Reunião: Tendo em mãos o objetivo, os assuntos a serem abordados, com tempo de discussão previamente definido, fica mais fácil conduzir a reunião, dando oportunidade para todos se posicionarem, evitando debates irrelevantes ao objetivo. Ao concluir a reunião, sintetize as definições e próximos passos para facilitar a elaboração da ata, assim todos os participantes ficarão alinhados e sairão com suas lições de casa já previamente estabelecidas.
- Ata: Não basta se reunir, alcançar seus objetivos e não formalizar o que foi discutido, quem participou da reunião, quais os próximos passos e responsáveis. O posicionamento, a formalização e o acompanhamento para garantir que as medidas acordadas sejam tomadas, fazem parte de uma reunião eficaz.
Além destes sete itens acima, a clareza na comunicação é fundamental para alinhar expectativas e para que o objetivo da reunião seja concluído com sucesso!
Um grande abraço,
Graziela Heusser Azeredo
Graziela Heusser Azeredo Author
Graziela Heusser Azeredo é administradora apaixonada por pessoas e negócios. Possui perfil nexialista é uma profissional versátil, organizada e orientada a resultados, com mais de 20 anos de atuação no mercado Financeiro, Seguradoras, Cooperativas de Crédito, Consultorias e Startups. Atualmente atua como Conselheira Consultiva, Business Advisor e Mentora de Líderes e Executivos. Ajudando empresas e profissionais prosperarem de forma estratégica e sustentável.
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