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Você conhece bem o seu fluxo de trabalho? Saberia me dizer quanto tempo gasta para executar cada atividade? Quem são as pessoas envolvidas em cada processo? Quanto desta atividade depende exclusivamente de você e quanto depende de outras pessoas? Quais são os impactos de cada atividade se o processo não fluir conforme acordado? É possível automatizar alguma atividade ou até mesmo terceirizá-la? Como é a comunicação entre os envolvidos no processo?
Para garantir o cumprimento das metas diárias, sem desgaste desnecessário de energia, sugiro atentar-se em alguns pontos:
- Listar as atividades diariamente e priorizá-la, avaliar os envolvidos no processo e verificar a disponibilidade de cada um, para que a mesma não tenha impacto;
- Quando uma atividade depender única e exclusivamente de você, evite gastar energia com retrabalhos, execute um planejamento diário e cumpra as metas pendenciando apenas o necessário para o próximo dia;
- Procure simplificar sua rotina, filtrando seus e-mails por prioridades, diminua a frequência de tempo dispendida para leitura e resposta, da mesma forma que não quer perder tempo, evite cópias desnecessárias em mensagens enviadas, para não desperdiçar tempo alheio;
- Procure realizar reuniões de no máximo 30 minutos e, para agilizar a discussão, envie com antecedência uma pauta com os assuntos a serem discutidos, para os envolvidos se prepararem, e posteriormente com o envio da ata, as pendências, constando prazo de solução e os responsáveis, afinal tempo é dinheiro;
- Procure retornar suas ligações por assuntos de prioridade, para que não haja a tentação de postergar alguma atividade;
- Alinhe as suas atividades mais difíceis para o seu período de maior energia, ou seja, cada ser humano tem um período que produz mais e melhor. Procure priorizar as atividades mais tensas, para o período em que você está mais produtivo, desde que esta atividade não depende de outras pessoas;
- Procure priorizar 15 minutos por período para descontrair, tomar um café, relaxar a mente, desta forma suas atividades fluirão melhor;
- Procure criar um ambiente harmonioso, para tornar seu dia a dia mais produtivo. Alinhando seu fluxo de trabalho, você consegue organizar melhor a sua rotina.
O gerenciamento das atividades diárias de forma simples e bem estruturada evitam gastos desnecessários de energia.
Graziela Heusser Azeredo Author
Graziela Heusser Azeredo é Diretora e Fundadora da GHA Gestão de Negócios. Atua como Coach de Carreira e Negócios, contribuindo para o desenvolvimento das habilidades do Ser Humano e das organizações, para que eles possam usar suas habilidades em potencialidade máxima, gerando resultados positivos para a concretização dos seus objetivos. Formação Técnica Publicitária pela Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado, Bacharel em Administração com ênfase em Marketing pela Universidade Paulista, especialista em Comunicação pela Fundação Cásper Líbero, Certificação Green Belt e Personal and Professional Coaching pela Sociedade Brasileira de Coaching, além de outros cursos de extensão nas áreas de Marketing, Gestão de Negócios e Melhoria de Processos.
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